Neues Jahr – Neues Ich. Das kennen wir doch alle: Frisch aus dem verdienten Weihnachtsurlaub zurück nehmen wir uns alljährlich vor, dieses Jahr den unübersichtlichen Papierbergen auf dem Schreibtisch den Kampf anzusagen, die Ablage einmal in der Woche zu erledigen und nicht wieder die Deadlines auszureizen. Der Plan gefällt mir, doch merken wir spätestens bei der Umsetzung, dass es gar nicht so einfach ist seinen Büro-Alltag zu strukturieren.
Daher möchte ich Euch in diesem Blog Post zum Thema Zeitmanagement ein paar Tipps geben, die Euch vielleicht bei der Umsetzung dieses guten Vorsatzes unterstützen können.
Priorisieren
Ich langweile euch jetzt nicht mit der umfangreichen Geschichte, wie der Krug am sinnvollsten mit Steinen, Sand, Muscheln und Wasser gefüllt wurde, sondern komme gleich auf den Punkt.
Wer versucht, mit dem Sand zu beginnen und auf diesen die Muscheln platziert, sollte sich letztendlich nicht wundern, warum er keinen Platz mehr für all die Steine hat. Diese Metapher stelle ich mir tatsächlich oft vor und es hilft mir jedes Mal, wenn es darum geht, Aufgaben zu priorisieren und einen vernünftigen Ablaufplan zu erstellen.
Ich fange stets mit den Steinen an.
- Welche Aufgaben müssen als erstes fertig sein?
- Welche Deadline ist die nächste?
- Welche Aufgaben sind zeitintensiv?
Diese Aufgaben und Termine plane ich mir direkt in den Kalender. Somit ist die Zeit geblockt, der Druck nimmt sofort ab und es breitet sich ein beruhigendes Gefühl aus, die Dinge im Griff zu haben.
Im Anschluss daran, kann man sich überlegen, wo die Muscheln am sinnvollsten platziert werden. Der Sand rasselt ohnehin über einen herab und sucht sich seinen Weg. Dies sind Geschehnisse, die wir nicht vorhersehen können, oder Kleinigkeiten die unnötig oder belastend erscheinen. Diese sind aber dennoch machbar, da unser Krug nämlich noch Kapazitäten übrig hat.
Listen
Auch wenn wir im Zeitalter der Digitalisierung leben – Spickzettel und die gute alte To-Do Liste tun niemandem weh. Wer sich gänzlich gegen Papier wehrt, kann die Liste natürlich auch auf einem Device führen. Hauptsache es gibt eine Liste.
Seine Aufgaben aufzuschreiben, entlastet den Kopf. Man kann es nicht mehr vergessen. Das wiederum vermittelt ein Gefühl von Kontrolle. Es gibt nichts Schöneres, als allmählich die Punkte von der Liste zu streichen. So kann man seinen eigenen Fortschritt visualisieren.
Lasst euch aber nicht davon abschrecken, wenn eine Liste mal etwas länger statt kürzer wird. Auch das kann passieren. Eine Liste muss nicht jeden Tag abgearbeitet sein. Im Gegenteil. Eine Liste kann helfen, die großen Aufgaben im Voraus zu planen und sich die Arbeitswoche effizient einzurichten. Es ist niedergeschrieben, wird nicht vergessen und man kann seinen Feierabend genießen ohne unnötigen Ballast mit nach Hause zu nehmen.
Ordnung ist das halbe Leben
Ihr habt unübersichtliche Papierstapel auf dem Schreibtisch? 154 ungelesene E-Mails? Findet das wichtige Schreiben vom Finanzamt nicht mehr oder könnt gar eure Maus nicht mehr sehen?
Dann ist es dringend an der Zeit für ein ordentliches Ablagesystem. Ob ihr Briefkörbchen oder Hängeordner lieber mögt, ist jedem selbst überlassen. Überlegt euch, welche großen Baustellen ihr habt und wie ihr eure Arbeitsschritte sinnvoll unterteilen könnt. Auch wenn scheinbar ein ganzer Papier-Sturm über euch hereinbricht, erscheint alles halb so wild, wenn man erstmal die Körbchen gefüllt hat. Denn so könnt ihr sehen, dass nicht jede Anfrage ein Stein ist, sondern viel Sand unseren Weg kreuzt.
Dieses System könnt ihr auch auf eure E-Mails übertragen. Nehmt euch morgens kurz die Zeit, die In-Box zu überfliegen und verschiebt die Nachrichten dann in eure individuellen Unterordner. In der Regel bieten E-Mail Programme tolle Tracking-Methoden an. Die einen arbeiten lieber mit „ungelesenen E-Mails“, die anderen stresst das eher. Vielleicht kommt ihr mit „roten Fähnchen“ besser zurecht und das hilft euch, den Überblick zu bewahren. Probiert ein bisschen aus, dann findet ihr sicherlich schnell die für euch beste Praktik.
Ich beispielsweise arbeite gerne mit verschiedenen Farben. Diese Methode kann sich sowohl auf unterschiedliche Mappen oder Hüllen beziehen und reicht bis hin zu verschieden farbigen Haftnotizen. So kann man auf einen Blick Prioritäten veranschaulichen. Auch digital lässt sich inzwischen viel mit Farben arbeiten. Unter anderem ist mein Kalender ziemlich farbenfroh. Die von mir betreuten Abteilungen haben eigene Farben und schon das Öffnen des Kalenders hilft mir mich auf die Termine vorzubereiten.
Nein sagen
Nein sagen ist wichtig. Aber tut dies höflich.
Gerade in stressigen Zeiten oder bei unvorhergesehenen Problemen sind wir auf die Hilfe unserer Kollegen angewiesen, oder umgekehrt. Natürlich will man für sein Team da sein und hofft ebenfalls auf die Unterstützung der Kollegen in brenzligen Situationen, jedoch muss man – auch sich selbst – Grenzen setzen. Wenn der Kalender voll mit Deadlines ist und die Aufgaben nicht gerade die angenehmsten sind, ist eine Anfrage von Kollegen eine willkommene Ablenkung und man neigt zur Prokrastination.
Besinnt euch auf eure Verpflichtungen und sagt zwei mal Nein.*
1x Nein zu euch selbst: „Nein. Ich lasse mich nicht ablenken. Meine Aufgabe ist wichtig und auch wenn es mir wenig Spaß macht, fühle ich mich besser, wenn diese erledigt ist.“
1x Nein zu euren Kollegen: Erklärt höflich eure Situation, dass ihr unter anderen Umständen gerne helfen würdet, aber eure Aufgabe gerade wichtig ist. Ihr könnt auch anbieten, nach eurem Projekt gerne weiterzuhelfen, falls die Anfrage denn so lange warten kann. Mit Sicherheit haben eure Kollegen Verständnis. Ein einfühlsamer Umgang miteinander verbessert darüber hinaus die Empathie aller Beteiligten und sorgt für ein wohlwollendes Arbeitsumfeld.
*(Hier gilt natürlich abzuwägen, wie schwer die Thematiken liegen und ob das eigene Projekt in der Tat in diesem Fall weniger schwer gewichtet wird. Wenn ein firmenübergreifendes Problem ansteht, wobei die gesammelte Manpower benötigt wird – ist die Priorität natürlich klar!)
Maß halten
Es gibt natürlich Extreme. Wichtig ist es hier, Maß zu halten. Mangelende Übersicht, Verplantheit oder Vergesslichkeit können zu Unzuverlässigkeit führen. Dies ist keine schöne Eigenschaft und macht einem selbst und den Menschen, mit denen man sich umgibt, das Leben unnötig schwer. Aber wie bereits gesagt, das ist eine Form der Extreme.
Das andere Extrem sind Leute, die es mit dem Organisieren übertreiben. Sie planen jede Stunde ihres Lebens und machen auch vor einer strukturierten Freizeit keinen Halt. Sie verlieren jeglichen Sinn für Flexibilität und berauben sich selbst ungeahnter Möglichkeiten.
Wie John Lennon schon gesagt hat: „Leben ist das, was passiert, während du fleißig dabei bist, andere Pläne zu schmieden.“
Eine gesunde Mischung aus Ordnung im (Arbeits)Leben und Spaß an der Flexibilität ist das Geheimnis. Es gibt für (fast) jedes Problem eine Lösung und das Leben bietet ungeahnte Möglichkeiten, wir müssen uns nur darauf einlassen.
Zum Abschluss möchte ich euch noch einen kleinen handtaschengroßen Lektüre Tipp geben: Zeitmanagement.
